Egy céges családi nap akkor igazán jó, ha a kollégák nem szervezési feladatként élik meg, hanem valóban együtt lehetnek a családjukkal. Ebben az étkezésnek meglepően nagy szerepe van. Ha a gyerekek sokáig várnak, ha a felnőttek nem tudják, mikor kerülnek sorra, vagy ha csak egyetlen, mindenkire ráerőltetett menü készül, a hangulat gyorsan megtörhet.
A jó catering ezért nem egyszerűen ételt ad. Olyan kiszolgálási rendszert teremt, amely illeszkedik a programhoz, a vendégek összetételéhez és a helyszínhez. Egy céges rendezvényre kitelepülő food truck ebben különösen rugalmas megoldás lehet.
Először ne a menüről, hanem a vendégekről dönts
Az ajánlatkérés előtt érdemes megbecsülni, hány felnőtt és hány gyermek érkezik, valamint milyen korosztályokra számíthatsz. Egy óvodás, egy kamasz és egy felnőtt nem ugyanakkora adagot, nem ugyanazt az ízvilágot és nem ugyanazt a tempót igényli.
- Külön jelezd a várható gyermeklétszámot és a korosztályokat.
- Gyűjtsd össze előre az ételallergiákat és speciális étrendeket.
- Gondold át, egyszerre vagy több hullámban érkeznek-e a vendégek.
- Jelöld meg a program azon pontjait, amikor biztosan nagyobb lesz az étkezési igény.
Gyerekbarát nem egyenlő az unalmassal
A gyermekeknek szánt fogásoknál általában az átlátható ízek, a könnyen fogyasztható forma és a kezelhető adag a fontos. A felnőttek közben bátrabban választanak karakteresebb grillételeket vagy különlegesebb összeállításokat. A megoldás nem feltétlenül két teljesen külön menüsor, hanem néhány jól megválasztott opció, amelyek között mindenki talál számára megfelelő fogást.
A helyben készülő étel látványa ráadásul a program részévé válhat. A food truck körül természetes találkozópont alakul ki, ahol a különböző részlegeken dolgozó kollégák és családtagjaik kötetlenül beszélgethetnek.
Így kerüld el a hosszú sort
A sorban állást nem egyetlen trükk oldja meg. Számít a létszám, a menü bonyolultsága, a tálalás módja és az is, hogy a program egyszerre engedi-e el az összes vendéget. Gyakran jobb megoldás az étkezést időablakban kezelni, vagy a gyerekprogramokhoz igazítani a kiszolgálást.
A kiszolgálási tervet már az ajánlatkéréskor érdemes egyeztetni. Mondd el a várható létszámot, a program menetrendjét és azt, mennyi idő áll rendelkezésre az étkezésre. Így a szolgáltató nemcsak menüt, hanem működő megoldást tud ajánlani.
Helyszíni kérdések, amelyekről sokan megfeledkeznek
Kültéri vagy telephelyi családi napnál tisztázni kell a behajtást, a truck helyét, az áram- és vízlehetőségeket, valamint az esőtervet. Fontos a biztonságos közlekedés is: a kiszolgálópont ne kerüljön közvetlenül a gyermekprogram vagy egy forgalmas útvonal mellé.
Mit írj bele az ajánlatkérésbe?
A dátum és a létszám mellett add meg a helyszínt, a felnőtt–gyermek arányt, az étkezés kívánt időablakát, a különleges étrendi igényeket és a rendezvény fő programját. Ha még nem minden adat végleges, azt is nyugodtan jelezd: a jó tervezéshez az is hasznos információ, hogy mi bizonytalan.
A helyszíni kommunikáció is a vendégélmény része
A résztvevőknek ne a sor elején kelljen kitalálniuk, milyen fogások közül választhatnak. Jól látható menütábla, egyszerű jelölések és az étkezési idő előzetes kommunikációja sok bizonytalanságot megszüntet. A szülők különösen hálásak, ha előre tudják, mikor ehetnek a gyerekek, és mely fogások jöhetnek szóba számukra.
Hasznos lehet egy rövid belső tájékoztató az esemény előtt: hol lesz a kiszolgálás, mikor nyit, hogyan jelezhetők az étrendi igények, és mi a rosszidő-terv. Ez a néhány mondat tehermentesíti a szervezőket, mert ugyanazokat a kérdéseket nem kell a helyszínen újra és újra megválaszolni.
Céges családi napot tervezel? A Devil’s Prézli food truckkal vagy food truck nélküli cateringgel is tud igazodni a rendezvényed jellegéhez. Kérj személyre szabott ajánlatot, és írd meg a várható létszámot, helyszínt és programot.
Gyakori kérdések
Lehet egyszerre gyerek- és felnőttbarát menüt összeállítani?
Igen. A cél néhány olyan választható fogás kialakítása, amely egyszerűbb és karakteresebb ízlést is kiszolgál, miközben a speciális étrendi igények előre egyeztethetők.
Mikor érdemes ajánlatot kérni?
Amint ismert a dátum, a helyszín és a hozzávetőleges létszám. A részletek később pontosíthatók, de a kapacitást érdemes időben egyeztetni.
Mi történik rossz idő esetén?
A rendezvényhez előre esőtervet kell készíteni. A fedett fogyasztótér, a truck megközelítése és a biztonságos kiszolgálási útvonal mind része a helyszíni egyeztetésnek.