Szeptemberben még csábító a szabadtéri céges rendezvény gondolata: kellemes lehet a hőmérséklet, szívesen marad kint a csapat, és egy food truck természetesen illik a lazább programhoz. Az ősz azonban gyorsan változtat a feltételeken. Egy napsütéses délutánt hűvös este, szél vagy rövid zápor követhet, a program pedig jóval naplemente után érhet véget.
A megoldás nem az, hogy lemondotok a kültéri élményről, hanem az, hogy a céges rendezvény cateringjét két működő forgatókönyvre készítitek fel.
Ne egyetlen időjárási forgatókönyvben gondolkodj
A „majd csak nem esik” nem szervezési terv. Már az ajánlatkéréskor legyen világos, mely programelemek maradnak kint, mit lehet fedett helyre költöztetni, és milyen döntési ponton váltotok a rosszidős változatra. Fontos, hogy a fedett hely valóban befogadja a létszámot, ne csupán néhány ember számára adjon menedéket.
A catering szempontjából azt is tisztázni kell, hogy változik-e a kiszolgálópont, az áramellátás vagy a vendégek útvonala. A B terv akkor jó, ha a szolgáltató ismeri, és nem az első esőcseppeknél hall róla.
A hőmérséklet a menüre is hat
Meleg délutánon jól eshet egy könnyebb fogás, estére azonban sok vendég tartalmasabb, meleg ételt választana. Az időablak és a program ismeretében olyan kínálatot érdemes tervezni, amely illik az őszi hangulathoz, de helyszíni körülmények között is folyamatosan és biztonságosan készíthető.
Ne csak az ételekről beszéljetek. A meleg ital, az ivóvíz és a fogyasztótér komfortja együtt alakítja az élményt. A konkrét lehetőségeket mindig az esemény helyszíne és a választott szolgáltatási forma alapján egyeztessétek.
A korai sötétedés ne érjen meglepetésként
Ősszel a délután kezdődő rendezvény kiszolgálása könnyen sötétben fejeződik be. Legyen megfelelő világítás a food trucknál, a sorban állás helyén, az asztaloknál és a közlekedési útvonalakon. A kábelek ne keresztezzék rendezetlenül a vendégek mozgását.
Az érkezést és a talajt is ellenőrizd
Eső után a füves terület felázhat, ezért a food truck vagy más kiszolgálójármű számára stabil, teherbíró beállóhely szükséges. Ellenőrizzétek a kapuszélességet, a fordulási lehetőséget és azt, hogy a rendezvény végén is biztonságosan elhagyható-e a terület.
- Legyen pontos behajtási cím és helyszíni kapcsolattartó.
- Jelöljétek ki a száraz, stabil kiszolgálópontot.
- Tervezzetek fedett várakozó- és fogyasztóteret.
- Egyeztessétek az esti világítást és az áramellátást.
A kollégák előre tudják, mire készüljenek
Egy rövid belső tájékoztató sok kényelmetlenséget megelőz. Írjátok meg, hogy lesz-e kültéri program, milyen ruházat ajánlott, hol található a kiszolgálás, és mi történik rossz időben. Így a vendégek nem a helyszínen szembesülnek a hosszabb kültéri tartózkodással.
Mikor kérj ajánlatot?
Amint ismert a dátum, a helyszín, a hozzávetőleges létszám és az esemény időtartama. Írd le a kültéri és fedett területeket, a tervezett programot, valamint azt is, mely részletek bizonytalanok. A pontos brief gyorsabbá teszi az egyeztetést.
Jelölj ki időjárási döntésfelelőst
A szolgáltatók ne több, egymásnak ellentmondó üzenetet kapjanak a szervezőktől. Egy ember figyelje az előrejelzést, ismerje a helyszíni lehetőségeket, és ő mondja ki, mikor lép életbe a fedett változat. A döntés után ugyanaz az információ jusson el a cateringhez, a technikához, a programgazdákhoz és a kollégákhoz.
Érdemes előre rögzíteni azt is, mi nem változik: a kiszolgálás időablaka, a vendégek tájékoztatási csatornája és a biztonsági szabályok. Így egy hirtelen zápor nem indít el teljesen új szervezési folyamatot.
A rendezvény előtti napokban ne óránként változtassátok a tervet minden új időjárási alkalmazás alapján. Egyezzetek meg abban, mely hiteles előrejelzést figyelitek, és milyen körülmények váltják ki a módosítást. A kiszámítható döntési rend a vendégeknek és a szolgáltatóknak is nagyobb biztonságot ad.
Őszi céges eseményt szervezel? Kérj személyre szabott ajánlatot, és tervezzetek együtt működő napos és rosszidős forgatókönyvet.
Gyakori kérdések
Esőben is működhet a food truck?
A jármű működése mellett a biztonságos beállást, a fedett vendégteret és a megközelítést is biztosítani kell. A helyszíni feltételeket előre egyeztessétek.
Mikor döntsünk a B terv aktiválásáról?
Jelöljetek ki előre egy döntési időpontot és felelőst. Így minden szolgáltató ugyanabból az információból tud felkészülni.
Food truck nélkül is kérhető őszi catering?
Igen. Ha a jármű nem tud biztonságosan beállni, kitelepülő catering is kialakítható a rendezvény adottságaihoz igazodva.