A céges karácsonyi rendezvény dátuma sokszor hónapokkal korábban ismert, a valódi döntések mégis az utolsó hetekre maradnak. Közben változik a létszám, több vezető jóváhagyására vár a költségkeret, és minden részleg más programot szeretne. A késői kapkodás eredménye gyakran nem az, hogy semmi sem valósul meg, hanem az, hogy túl sok kompromisszumot kell egyszerre elfogadni.
A megoldás egy rövid, döntésre alkalmas brief és világos felelősségi rend. A céges catering így a program része lesz, nem az utolsóként kipipálandó tétel.
Először a célt rögzítsétek
Más rendezvény illik egy egész éves teljesítmény elismeréséhez, egy kötetlen csapatünnephez vagy egy ügyfeleket is fogadó évzáróhoz. Egy mondatban fogalmazzátok meg, mit szeretnétek, hogy a résztvevők érezzenek és tegyenek az eseményen. Ez segít dönteni a helyszínről, hangulatról és kiszolgálásról.
Ne várjatok a végleges létszámra az első ajánlatkéréssel
A tervezés becsült tartományból is elindulhat. Írjátok le, hány meghívottra számítotok, lesznek-e kísérők vagy gyerekek, és mikor válik véglegessé a szám. A bizonytalanság megjelölése használhatóbb, mint egy pontosnak tűnő, de megalapozatlan adat.
A döntéshozók kapjanak összehasonlítható lehetőségeket
Ha az egyik ajánlat csak ételt, a másik személyzetet, italokat és eszközöket is tartalmaz, a végösszeg önmagában nem összehasonlítható. Kérjétek ugyanarra a létszámra, időtartamra és feladatkörre a változatokat. Rögzítsétek azt is, mi lehet feláras vagy milyen feltétel változtathatja a végösszeget.
Food truck vagy beltéri catering?
A food truck látványos, kötetlen és erős találkozópont lehet, ha van biztonságos beállási és fedett fogyasztási lehetőség. Beltéri helyszínen vagy szűk udvarnál food truck nélküli kitelepülés lehet célszerűbb. A formát ne megszokásból, hanem a vendégút és a helyszín alapján válasszátok ki.
Az étrendi igények összegyűjtése legyen feladat
Ne általános kérdésként kerüljön egy hosszú belső levél végére. Legyen felelős, határidő és egységes válaszadási mód. A catering szolgáltatónak az összesített, releváns információra van szüksége, a konkrét lehetőségeket pedig a választott menü alapján kell egyeztetni.
Készítsetek döntési naptárt
- Dátum és helyszín rögzítése.
- Becsült létszám és költségkeret jóváhagyása.
- Kiszolgálási forma és menüirány kiválasztása.
- Program és technikai feltételek egyeztetése.
- Végleges létszám és étrendi igények átadása.
Minden ponthoz tartozzon felelős. Ha mindenki véleményez, de senki nem dönt, a szervezés akkor is csúszik, ha időben indult.
Mit írjatok az első megkeresésbe?
Dátum, helyszín, létszámtartomány, időablak, rendezvénycél, kívánt hangulat, étkezési elképzelés és a kért kiegészítő szolgáltatások. Jelezzétek azt is, mikorra szükséges döntésre alkalmas ajánlat.
A helyszíni részleteket se hagyjátok decemberre
Már a foglalás előtt ellenőrizzétek a behajtást, parkolást, rakodási időt és a kiszolgálás számára használható területet. Téli eseménynél a fedett vendégút, a ruhatár, a világítás és a csúszásmentes közlekedés is része a cateringélménynek. Food truck esetén nem elég annyi, hogy az udvar nagynak tűnik: a kapu, a fordulás és a stabil talaj is számít.
A helyszín kapcsolattartóját vonjátok be a műszaki egyeztetésbe. Így az áramról, vízről, nyitvatartásról és zajszabályokról nem feltételezések alapján születik döntés.
Legyen tartalék a kommunikációban is
Ha változik a helyszínrész vagy a kezdési idő, minden résztvevő ugyanazon a csatornán kapjon értesítést. A meghívó, a belső naptárbejegyzés és a helyszíni táblák ne mutassanak eltérő információt. Különösen fontos ez akkor, ha külsős vendégek, családtagok vagy több telephelyről érkező kollégák is részt vesznek.
A catering kapcsolattartójának adjátok meg annak a szervezőnek a telefonszámát, aki a rendezvény napján valóban elérhető és dönthet is.
Az egységes kommunikáció a késői félreértések számát is csökkenti.
Évzárót szerveztek? A Devil’s Prézli ajánlatkérőjén küldjétek el a biztos adatokat és a még nyitott kérdéseket is.
Gyakori kérdések
Lehet ajánlatot kérni bizonytalan létszámmal?
Igen. Adj meg reális tartományt és a véglegesítés várható időpontját.
Melyik jobb: food truck vagy beltéri catering?
A helyszín, az időjárási terv, a létszám és a kívánt hangulat dönti el. Mindkét formát érdemes ugyanazon vendégélmény alapján mérlegelni.
Mi lassítja leggyakrabban a szervezést?
A hiányos brief, a nem tisztázott felelősség és az összehasonlíthatatlan ajánlatok. Ezeket már a folyamat elején rendezni lehet.