Van az a pillanat, amikor a szabadtéri buli már elindult, a hangulat jó, az ital hideg… és egyszerre 120 ember éhes. Ilyenkor derül ki, hogy a catering csak „le van papírozva”, vagy tényleg fel is van készülve. A kültéri rendezvények varázsa pont a lazaságukban van, de ettől még a háttérben kőkemény szervezés zajlik. Áram, víz, tempó, időjárás, sorok, allergének, csúszások. Ha ezek közül egy is hibázik, az egész élmény borulhat.
Ebben a cikkben végigvesszük, mire kell felkészülni szabadtéri cateringnél, mikor jó megoldás a food truck és mikor nem, illetve mire figyelj ajánlatkérés előtt, hogy ne a vendégek gyomra jelezze az első problémát.
Miért külön műfaj a kültéri rendezvény catering
A beltéri helyszíneknél sok minden adott. Konyha, elektromos hálózat, mosogatás, raktár. Kint ezek közül semmi sem magától értetődő. Egy jól működő kültéri cateringnél minden mobil, mégis üzembiztos.
Itt nem elég „finoman főzni”. Tudni kell, hogyan szolgálsz ki sok embert gyorsan, hogyan reagálsz, ha hirtelen megindul a tömeg, és mit teszel, ha jön egy zápor vagy hőségriadó. Ezek nem receptkérdések, hanem rutinból jövő döntések.
Mikor ideális választás a food truck
A street food és food truck megoldás nem véletlenül lett népszerű szabadtéren. Vizualitás, tempó, élmény.
Ideális, ha
– esküvőn lazább, fesztiválhangulatú vendéglátást szeretnél
– céges csapatépítőn fontos az interakció és a flow
– fesztiválon, családi napon sok a vendég és pörgés van
– nem akarsz klasszik, asztalos felszolgálást
Kevésbé ideális, ha
– többfogásos, időzített menüsort vársz
– nagyon kötött a protokoll
– a helyszín nem biztosít megfelelő beállási teret
A jó szolgáltató ezt őszintén elmondja már az elején.
Mire kell felkészülni szervezőként
Helyszín és infrastruktúra
Az egyik leggyakoribb félreértés az, hogy „majd megoldják”. Igen, de nem mindent. Fontos tisztázni
– van-e áram, vagy kell aggregátor
– milyen a talaj
– megközelíthető-e a food truck
– hol várakoznak a vendégek
Ezt sok eseménynél láttuk már: a legszebb helyszín is lehet rémálom, ha logisztikailag nincs átgondolva.
Időzítés és vendéglétszám
Nem mindegy, hogy 60 ember egyenletesen eszik két óra alatt, vagy 120 fő egyszerre zúdul a pulthoz. A tempó nem marketinges szólam, hanem matek. Egy rutinos cateringes pontosan tudja, mikor kell ráerősíteni, mikor kell szünetet tartani, és hogyan lehet sor nélkül megoldani a csúcsidőt.
Időjárás
Eső, hőség, szél. Nem „ha”, hanem „amikor”. A kérdés az, van-e B-terv. Árnyékolás, fedés, ételbiztonság. Ezek nem extra szolgáltatások, hanem alapfelkészültség jelei.
Gyakori kérdések kültéri food truck cateringnél
Mennyibe kerül egy food truck kültéri rendezvényre?
Az ár függ a vendéglétszámtól, időtartamtól, helyszíntől és a menütől. A korrekt ajánlat mindig ezekre kérdez rá először.
Mennyi idő alatt lehet kiszolgálni 100–150 főt?
Megfelelő előkészítéssel és rutinnal akár sorban állás nélkül is. Ez nem varázslat, tapasztalat.
Esőben is működik?
Igen, ha a szolgáltató felkészült. Nem, ha nincs terve rá.
Kell a vendégeknek ülőhely?
Nem kötelező, de jó, ha van pihenőzóna. A street food mozgásban működik a legjobban.
Mitől lesz stresszmentes a catering
Attól, hogy nem az esemény napján derülnek ki a kérdések. Egy felkészült csapat végigkérdez mindent előre. Mi például sok rendezvénynél láttuk már, hogy a szervező a vendégekért aggódik, miközben nekünk az a dolgunk, hogy ez ne az ő gondja legyen. A rugalmasság nem azt jelenti, hogy improvizálunk, hanem hogy fel vagyunk készülve.
Egy kültéri rendezvény akkor sikeres, ha a vendégek csak az élményt látják, nem a háttérmunkát. Ha most már tisztábban látod, mire kell figyelni catering választáskor, már tettél egy nagy lépést a nyugodt szervezés felé. A food truck és street food nem csodaszer, de jól használva kifejezetten erős megoldás. A kulcs az, hogy olyan partnerrel dolgozz, aki már sok ilyet látott, és előre gondolkodik helyetted is.
Ha szabadtéri rendezvényt szervezel, és szeretnél egy stresszmentes, kipróbált megoldást, írj nekünk nyugodtan, szívesen átgondoljuk veled.